Depuis six ans, Urbest développe une application visant à optimiser la gestion des tâches et de la maintenance à l’échelle d’un bâtiment, d’une organisation ou d’un territoire. Un compagnon digital particulièrement apprécié des dirigeants de collectivités.
Par Baptiste Roux Dit Riche
Faire gagner une heure par jour à ses utilisateurs. Voilà la promesse de l’application Urbest portée par Hugo Gervais depuis juin 2016. Pour la tenir, cette plate- forme connecte et synchronise l’ensemble des parties prenantes d’un bâtiment ou d’une collectivité (équipes internes, prestataires, utilisateurs…) autour des tâches à mener pour garantir son bon fonctionnement. « Nous sommes une plate-forme collaborative de suivi qui permet à des organisations de capturer, organiser, suivre et mettre en action la charge de travail entre demandeurs, gestionnaires et intervenants », confie Hugo Gervais. Une approche qui semble séduire les élus et les agents des collectivités puisque deux tiers des utilisateurs actuels d’Urbest évoluent aujourd’hui dans le secteur public. Parmi eux : la Région Normandie, l’Établissement public Paris La Défense ou encore l’hôpital de La Musse, près d’Évreux.
L’application est d’ailleurs référencée aujourd’hui sur l’Union des groupements d’achats publics (Ugap) ainsi que sur le catalogue GouvTech qui recense les solutions numériques proposées par les entreprises aux services publics. « Avant de fonder Urbest, j’ai travaillé dans un grand groupe sur des projets de partenariats publics-privés ou de délégations de service public. J’avais alors eu l’occasion de mesurer la difficulté pour les collectivités d’avoir une vision globale sur les sujets de maintenance et de service. J’ai donc imaginé cette solution qui permet de centraliser les tâches à effectuer, de suivre leur réalisation en direct et surtout de collaborer entre une multitude de services. »
Un outil pour les agents, mais aussi les citoyens
En pratique, le déploiement de la solution commence par un référencement précis des bâtiments, des utilisateurs professionnels (chefs d’établissement, employés, agents…) et des services de la collectivité –ce qui prend 60 minutes par site. Ceci fait, l’application dresse une liste des tâches à traiter. Qu’il s’agisse d’actions planifiées (routines, obligations réglementaires, signaux émis par des objets connectés) ou ponctuelles suite à des remontées d’utilisateurs. C’est d’ailleurs l’un des points forts de la solution : centraliser l’ensemble des données, informations et requêtes dans un même outil. De quoi éviter la perte F d’informations, faciliter la réactivité des équipes, informer les demandeurs sur l’avancement de leur requête et donc garantir, in fine, une meilleure qualité de services. « Urbest ne s’adresse pas qu’aux équipes internes, c’est aussi un outil de coopération avec les usagers. Depuis l’application, chaque citoyen peut signaler un problème ou un dysfonctionnement dans sa ville ou son bâtiment. Qu’il s’agisse d’un graffiti dans la rue ou d’une montagne de déchets devant son immeuble. Plus besoin de chercher à qui signaler un problème : Urbest est là pour diriger votre requête vers les équipes compétentes et vous tenir informer de sa résolution. ».
À chaque collectivité son Urbest
Parce que chaque collectivité est différente, chaque client d’Urbest peut façonner son propre menu de services en personnalisant les types de requêtes qu’il souhaite ouvrir auprès de ses utilisateurs. Sur demande, les équipes d’Urbest peuvent aussi développer de nouvelles fonctionnalités qui viendront enrichir l’application. Par exemple, sur une suggestion de la Ville de Cognac, la jeune pousse planche actuellement sur l’intégration des demandes d’occupation d’espaces temporaires. À terme, des services administratifs comme les demandes d’état civil pourraient également être proposés via Urbest. Mais attention, si les fonctionnalités de l’application s’enrichissent chaque jour, Hugo Gervais tient prioritairement à conserver la facilité de prise en main de son outil. Sa mise en place doit, par exemple, pouvoir être réalisée en autonomie par le client, sous la supervision des équipes d’Urbest. « Généralement, une collectivité se lance sur un premier périmètre restreint avec une équipe d’utilisateurs composée de cinq ou dix agents techniques. Elle peut ensuite élargir le périmètre et les populations concernées. De notre côté, nous l’accompagnons pour l’aider à tirer le maximum de l’application. ». Proposé sur un modèle d’abonnement annuel, le prix d’Urbest varie en fonction de critères comme le nombre de mètres carrés d’un parc immobilier ou le nombre d’habitants d’un territoire. Après s’être lancée sur le marché français (90 % de clients en France), la startup s’ouvre désormais à l’export grâce à son approche multilingue. Urbest a signé de premiers clients en Belgique et au Royaume-Uni en 2022 et souhaite mettre le cap sur l’Allemagne en 2023. Faire gagner une heure par jour à ses utilisateurs, voilà une promesse qui n’affiche pas de frontières.
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